Zeitarbeitsmanagementsystem

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Business Management

Seit April 2017 ist ein neues Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG §8) in Kraft getreten. Etliche Unternehmen wurden von den neuen Vorgaben beeinträchtigt, denn die Verwaltung wurde erheblich verkompliziert und die Gesetzeslage ist unklar geworden.

Dieses Gesetz verfolgt den Grundsatz der Gleichstellung von Leiharbeitnehmern, indem sie nach einer geregelten Überlassungszeit mit dem Arbeitsentgelt gleichgestellt werden eines vergleichbaren Arbeitnehmers des Kundenbetriebs (Equal Pay). Eine Ausnahmeregelung besteht, wenn der Branchenzuschlag angewendet wird. Hier wird der Entgelt stufenweise bis maximal 90 % des Referenzlohns eines vergleichbaren Arbeitnehmers des Kundenbetriebs erhöht.

Um den zusätzlichen Zeitaufwand für Leihunternehmen zu ersparen, bietet das Zeitarbeitsmanagement System neben der Überwachung und automatische Berechnung von Equal Pay und Branchenzuschlag zusätzlich sämtliche Prozesse an die für eine reibungslose Abwicklung des täglichen Geschäftsbetriebs notwendig ist.

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Dashboard

Alles im Blick

Das Dashboard bietet eine Übersicht mit aktuell wichtigen Informationen. Diagramme und Parameter können individuell ausgewählt, beschriftet und gestaltet werden. Dazugehörige Daten werden aus der Cloud-Datenbank entnommen.

Auf der Hauptseite befindet sich ein wichtiger Bereich „Meldungen“. Hier werden von allen Mitarbeitern alle Unterlagen / Papiere / Zertifikate / Dokumente die einen Ablaufdatum haben überwacht und 6 Monate vor Ablauf mit einem Gelbton und 1 Monat vor Ablauf mit einem Rotton angezeigt, damit rechtzeitig die Verlängerung durchgeführt werden kann.

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Personal

Verwaltung einfach gemacht

Unser UX-Team gestaltet die Datensätze von der Personalverwaltung einfach und übersichtlich, somit ist das Ausfüllen der Datensätze selbsterklärend. Zum Ausfüllen gibt es vier Karteien:

Personal, essenzielle Angaben des Mitarbeiters
Einzelheiten, persönliche Daten, Dokumente und Fehlzeiten
Untersuchungen, gesundheitsspezifische Daten/Prüfungen
Stundenzettel, Datensatz zum Eintragen der Stunden

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Kunden

Angenehme Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung listet alle Kunden und Lieferanten auf. Es wird zwischen aktiven und inaktiven Kunden unterschieden, um im Filtermodus die Priorisierung festzulegen.

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Rechnungen

GoBD konform

Rechnungen müssen GoBD konform sein. Um sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, kümmert sich das System das die rechtlichen Angelegenheiten eingehalten werden.

Große Mengen von Rechnungsdatensätzen beeinträchtigen die Übersichtlichkeit, deshalb kann nach Bedarf zwischen bezahlten, unbezahlten und stornierten Rechnungen gefiltert werden.

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Krankenkassen

Alle die es gibt!

Unsere Datenbank enthält eine Liste von allen in Deutschland existierenden Krankenkassen mit den dazugehörigen Angaben, um das händische Eintragen der Krankenkassen für jeden Mitarbeiter zu vermeiden. Dadurch wird Zeit und Geld gespart! Mit regelmäßigen Updates achten unsere Mitarbeiter stets auf eine aktuelle Datenbank.

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Untersuchungen

Gesundheit ist uns wichtig!

Alle vom Arbeits- und Gesundheitsschutz relevanten Daten des Arbeitnehmers werden in den Untersuchungen dargestellt. Diese sind verknüpft mit der Personalakte und automatisiert den Prozess. Mit verschiedensten Filtereinstellungen kann das System gezielt nach den gewünschten Untersuchungen gefiltert werden.

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Dokumente

Alles im Überblick

Dokumente sicher zu speichern und übersichtlich einzusehen ist wichtig. Unterlagen und dazugehörige Mitarbeiterdatensätze werden verwaltet und neu hinzugefügte Dateien automatisch mit den Daten des Mitarbeiters verknüpft.

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Statistik

Stets die Kontrolle behalten

Statistiken sind für jedes Unternehmen wichtig. Unser Team passt Ihre individuellen Statistikwünsche an und stellt diese übersichtlich in verschiedenen Ansichtsformen wie Diagramme oder Tabellen dar.

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Einstellungen

Schnell und einfach konfigurieren

Der Admin konfiguriert bei den Einstellungen Firmenangaben, Benutzer, Berufe, Stundenzettel und Druckformulare. Der wichtigste Punkt hierbei ist das Anlegen der Benutzer in das System bei dem Sie die Nutzungsrechte vergeben können. Administratoren besitzen jegliche Rechte und können Inhalte sowie Dokumente ändern und dem Unternehmen anpassen.

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Dashboard

Mit individuellen Diagrammen und Parametern wird eine Übersicht über den aktuellen Stand des Unternehmens geboten.

Personal

Übersichtliche Mitarbeiterverwaltung mit Filteroptionen und Systemeingebundene Mitarbeiterdatensätze.

Kunden

Verwaltung von Kunden und Lieferanten mit Beachtung der Regeln von Equal-Pay und den Branchenzuschlägen.

Rechnungen

Übersichtliche Darstellung von Rechnungen mit personalisierten Gestaltungsmöglichkeiten für Unternehmen.

Krankenkassen

Stets gepflegte und aktuell gehaltene Datenbank aller in Deutschland vorhandenen Krankenkassen.

Untersuchungen

Alle gesundheitlich relevanten Daten des Arbeitnehmers werden hier angezeigt und verwaltet.

Dokumente

Dokumente, Zertifikate oder Ähnliches sind in der Datenbank eingebunden und stets übersichtlich aufrufbar.

Statistik

Statistiken spielen im Unternehmen eine wesentliche Rolle und bieten eine klare Übersichtlichkeit.

Einstellungen

Firmenangaben, Benutzer, Berufe und andere Formulare können in den Einstellungen intern bearbeitet werden.

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Häufig gestellte Fragen

Die Software wurde für Unternehmen in der AÜG-Branche entwickelt. Mit ihr können Sie Ihr Personal und die Kunden des Unternehmens verwalten. Dazu gehört das Erstellen von Stundenzetteln mit den dazugehörigen Buchungssätzen, welche problemlos unter anderem in Datev übertragen werden können. Außerdem können Sie anhand der Stundenzettel automatisiert Rechnungen erstellen. Die vorhandenen Angaben und Auswertungen können übersichtlich als Diagramme dargestellt werden.

Wir gehen kundenspezifisch auf Wünsche ein und passen das Programm je nach Bedarf und Anforderungen technisch sowie bildlich an.

Wir sind Mitglied bei der iGZ (ein Interessenverband deutscher Zeitarbeitsunternehmen) und stehen in engem Kontakt. Alle gesetzlichen Vorgaben werden durchgesetzt. Gesetzesänderungen oder neu verabschiedete Gesetze werden automatisch mit einem Update ergänzt und benötigt deshalb keine Neuinstallation. Jedes Update wird vor dem Programmstart angekündigt.

Die GoDB sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Unser System ist so entwickelt, dass es automatisiert GoBD konforme Rechnungen generiert und ausstellt.

Kundenwünsche und Anpassungen werden von unserem Team bearbeitet, erweitert und ergänzt. Dieser Wunsch wird zunächst analysiert und je nach Aufwand wird dazu ein passender Kostenvoranschlag erstellt.

Eine Lohnabrechnung kann nicht direkt erstellt werden. Mithilfe des Stundenzettels bereiten Sie die Buchungssätze des Mitarbeiters so vor, sodass ein Buchen in Datev oder anderen Verwaltungsplattformen wesentlich erleichtert wird.

Die Rechnungen können problemlos anhand von Stundenzetteln der Mitarbeiter automatisch generiert und erstellt werden. Damit wird doppelte bzw. Mehrfacharbeit vermieden.

Zunächst werden in den Einstellungen die vertraglich vereinbarten Konditionen mit den Kunden konfiguriert und eingetragen. Somit übernimmt das System komplett die Überwachung und Durchführung von Equal Pay oder den Branchenzuschlag. Dieser wird bei einem Zuschlag automatisch im Stundenzettel des jeweiligen Mitarbeiters mit der passenden Buchung versehen, die je nach Kundenwunsch entweder direkt auf den Stundenlohn oder separat als Branchenzuschlag oder Equal Pay gebucht werden kann.

Auf der Hauptseite, dem Dashboard wird darauf hingewiesen, dass bei den folgenden Kunden und den jeweiligen Berufen die Zuweisungen fehlen.

Da die Fristen je nach Tarif variieren können haben wir diesbezüglich drei Möglichkeiten. Sie aktivieren in den Einstellungen per Kontrollkästchen das Sie der IGZ zugehören, dann berechnet sich die Kündigungsfristen automatisch nach der IGZ-Vorgabe. Die zweite Möglichkeit wäre das Sie die gesetzlichen Kündigungsfristen aktivieren, dann wird dieser angewandt. Die letzte Möglichkeit wäre das Sie diese Option ausschalten und die Kündigungsfristen selber ausrechnen.

Jede geleistete Zulage die mit der Lohnart „Lohn“ zu tun haben werden bei den Lohnsteigerungen für den BZ / EP berücksichtigt.

Das Arbeitszeitkonto ist für jeden Mitarbeiter vorhanden. Wenn Sie dies führen wird dieser automatisch berechnet. Dieser wird je nach Kundenwunsch so programmiert wie Sie es anwenden möchten. Entweder sie legen eine monatliche Gesamtstunde fest bei dem die Plus-/Minusstunden automatisch auf das Zeitkonto gebucht werden oder Sie haben die Möglichkeit im Stundenzettel des jeweiligen Arbeitnehmers die Anzahl einzutippen die Sie bunkern möchten. Die gebuchte Anzahl wird wiederum automatisch erstellt und gebucht.

Hier kann problemlos Kundenspezifisch eine Regel aufgestellt werden die der Kunde benötigt bei dem dann die gewünschte Berechnung automatisch erfolgt.

Die Ausgaben für die Arbeitskleidungen können erfasst werden. Da hier jedes Unternehmen den Abzug der Arbeitskleider unterschiedlich angeht, wird dieser Abschnitt Kundenspezifisch je nach Wunsch eingestellt.

Diese können einzeln gebucht werden mit der Möglichkeit die Quittung auszudrucken. Dauervorschüsse können auch angelegt werden. Am Ende wird der Gesamtbetrag angezeigt falls noch weitere Vorschüsse gebucht werden. In der Historie ist jede Buchung einzeln ersichtlich.

Bei digitaler Form ist dies Problemlos möglich.

Je nach Kundenwunsch kann dies eingestellt werden.

Dies ist möglich.

Unser System arbeitet in deutscher und englischer Sprache. Bei dem Wunsch eine weitere Sprache hinzuzufügen bitte and den Support (support@softlare.de) wenden, oder ein Ticket erstellen.

Für Updates die wichtig für Neuerungen und Gesetzesänderungen sind wird eine Internetverbindung benötigt. Jedoch ist es jederzeit auch möglich im offline Modus am System zu arbeiten. Dies muss jedoch expliziert angefragt und eingerichtet werden.

Die Beitragshöhe bzw. Lizenzhöhe hängt davon ab, wie viele Module und Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden. Der vereinbarte Betrag wird dann monatlich fällig. Der Mindestvertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Ausführliche Details können angefragt werden.

Daten werden täglich sichergestellt. Auf Anfrage passen wir das Daten-Backup auf Ihren Wunsch an. Bei Datenverlust durch ein Naturereignis oder einem menschlichen Fehler können die Daten vom Vortag wieder hergestellt werden.

Verschlüsselungen der Daten sind mit einem Datensicherheitssystem mit aktuellen Technologien gesichert. Bei Daten in eigenen Systemen oder Festplatten müssen Sie selbst dafür Sorge tragen diese sicher zu stellen. Die Datenbankpflege und Unterstützung erfolgt durch unsere Mitarbeiter. Mit Nutzung unserer Cloud führen wir alle Neuerungen, Updates, Sicherheitsprüfungen und Unterstützungen durch.

In der Ersteinrichtung können Firmen zwischen zwei möglichen Varianten auswählen. Entweder es wird ein firmeneigener Server zur Verfügung gestellt oder unser Cloud-Service genutzt. Unsere Cloud-System befindet sich in Deutschland und erfüllt die wichtigsten Ansprüche wie Verfügbarkeit, Sicherheit und Datenschutz.

Nach einer vertraglichen Vereinbarung kann am gleichen Tag die Software aktiviert und auf Ihr System eingefügt werden. Das Einpflegen alter Datensätze Ihres Unternehmens kann jedoch etwas Zeit in Anspruch nehmen. In der Regel dauert dies maximal 2-3 Werktage.

Alte Daten von Datenbanken, Access oder Excel können auf Anfrage durch einen unserer Mitarbeiter in die Datenbank des Systems eingespielt werden. Je nach Größe und Aufwand dauert dies in der Regel wenige Werktage. Dadurch entsteht ein nahtloser Übergang.

Wir bieten einen gesonderten 24 Stunden-Service an. Sie können jederzeit telefonisch oder per E-Mail um Unterstützung bitten. In der Regel kümmern wir uns direkt um das Anliegen und sind auch bereit für Nacht- oder Feiertagseinsätze.